(článok je aktualizovaný vzhľadom na posun aktivácie a novelu prijatú dňa 30.11.2016)
O elektronických schránkach sa toho už síce veľa v rôznych médiách popísalo, ale vzhľadom na ich dôležitosť a prevratnosť novej komunikácie s úradmi nezaškodí všetky informácie zhrnúť a spomenúť na jednom mieste.
V zmysle zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci (zákon o e-Governmente) od 1.1.2017 budú môcť úrady každej právnickej osobe, ktorá má sídlo na území Slovenskej republiky alebo zapísanú organizačnú zložku doručovať úradné dokumenty do jej elektronickej schránky. Podľa tohto zákona sa na nich totiž vzťahuje povinnosť aktivácie elektronických schránok.
Výnimkou budú občianske združenia a neziskové organizácie. Tie túto povinnosť nebudú mať. A to z dôvodu, že štát v súčasnosti nedisponuje takým registrom, aby vedel kto je oprávnený konať v mene každého občianskeho združenia alebo neziskovej organizácii. Ak občianske združenie alebo nezisková organizácia bude chcieť komunikovať so štátom elektronicky a dodá štátu potrebné údaje, na jej požiadanie jej bude elektronická schránka bezplatne aktivovaná.
Čo je elektronická schránka?
Pod elektronickou schránkou si treba zjednodušene predstaviť akúsi oficiálnu e-mailovú schránku zriaďovanú priamo štátom, do ktorej prístup je zabezpečený občianskym preukazom a slúži na komunikáciu osôb s úradmi a orgánmi verejnej moci. Ako tomu už naznačuje názov jedná sa o schránku podobnú tej e-mailovej a bude obsahovať všetky správy, ktoré osobe zašlú úrady a orgány verejnej moci a správy, ktoré povinná osoba zašle orgánom verejnej moci.
Z hľadiska obsahu bude elektronická schránka slúžiť na doručovanie rovnakých správ, ako sa v súčasnosti doručujú v listinnej podobe poštou.
Čo to znamená pre právnické osoby a podnikateľov v praxi?
Povinná aktivácia elektronických schránok znamená pre štatutárov povinnosť zaobstarať si do konca roka 2016 elektronický občiansky preukaz t. j. občiansky preukaz s čipom. Bez neho nebude vstup do elektronickej schránky totiž možný. Do schránky okrem štatutára právnickej osoby, ako majiteľa občianskeho preukazu s čipom, môžu mať prístup aj ďalšie osoby ako napr. zamestnanci, ak ich na to štatutár splnomocní.
V prípade, že štatutárny zástupca právnickej osoby je zahraničná osoba, na prístup k elektronickej schránke musí udeliť oprávnenie občanovi SR, ktorý má občiansky preukaz s čipom.
Samotný a automatický proces aktivácie elektronických schránok bude prebiehať v období od 01.08.2016 do 01.01.2017. Po automatickej aktivácii je tento proces potrebné dokončiť, pričom sú možné 2 spôsoby dokončenia aktivácie schránky:
- po 01.08.2016 dokončenie aktivácie na doručovanie úradných dokumentov sa uskutoční momentom prvého prihlásenia štatutára právnickej osoby alebo osoby oprávnenej konať za právnickú osobu alebo organizačnú zložku,
- dňom 01.07.2017 budú aktivované na doručovanie všetky elektronické schránky právnických osôb a organizačných zložiek, teda aj tie, do ktorých sa štatutárny orgán alebo oprávnená osoba od 01.08.2016 neprihlásil.
Po dokončení aktivácie jedným z týchto spôsobov by mali byť všetky úradné zásielky právnickým osobám doručované elektronicky. Uvedené sa týka bez výnimky všetkých konaní, ktoré prebiehajú v písomnej forme. Povinná aktivácia však neznamená automaticky i povinnosť komunikovať s úradmi a inými inštitúciami verejnej moci prostredníctvom elektronickej schránky. Právnickým osobám stále zostane ponechaná možnosť listinného doručovania. Doručené elektronické rozhodnutie do schránky zo strany orgánu verejnej moci bude mať však v takom prípade rovnaký právny účinok akoby bolo doručované v listinnej forme. Pozor teda treba dávať najmä na plynutie zákonných lehôt spojených s jednotlivými úradnými rozhodnutiami.
Aké budú účinky doručenia?
V rámci elektronického doručovania sa bude rozlišovať medzi obyčajným doručením a doručením do vlastných rúk. Ak sa elektronicky nedoručuje do vlastných rúk, elektronická správa sa považuje za doručenú v deň nasledujúci po jej uložení do elektronickej schránky.
V prípade, že sa doručuje do vlastných rúk, správa sa považuje za elektronicky doručenú ak:
- potvrdíte doručenku, a to v deň a v čase, ktorý je v nej uvedený, alebo
- márnym uplynutím úložnej lehoty 15 dní (fikcia doručenia) odo dňa nasledujúceho po dni uloženia správy do schránky,
podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr, a to aj vtedy, ak sa o tom adresát nedozvedel.
Ak sa správa doručuje bez fikcie doručenia, v prípade nepotvrdenia doručenky a po uplynutí 15- dňovej úložnej lehoty sa správa považuje za nedoručenú.
Keďže v mnohých prípadoch pôjde o dôležité správy a uplynutie lehoty napr. na podanie odvolania by mohlo spôsobiť negatívne následky, je vhodné sa o doručení správy do elektronickej schránky dozvedieť aj inak. Elektronický systém poskytuje možnosť notifikácie o doručení do Vašej elektronickej schránky prostredníctvom e-mailu alebo SMS správy. Túto funkciu je potrebné si však nastaviť a určite ju odporúčam nastaviť hneď na začiatku. Kým si človek zvykne kontrolovať elektronickú schránku, môže tak predísť naozaj mnohým problémom. Mailovú schránku alebo mobilný telefón si ľudia kontrolujú častejšie.
Zaviedlo sa aj pravidlo 10-tich dní, ktoré znamená, že po tom, ako správca elektronických schránok zabezpečí, aby sa do schránky dalo doručovať, začne plynúť lehota 10 dní, počas ktorej má majiteľ schránky čas na organizačné zabezpečenie preberania elektronických správ. V tejto lehote 10-tich dní od aktivácie nebudú do schránok ešte doručované žiadne správy.
Aký je účel?
Účelom zriadenia elektronických schránok je zabezpečenie elektronickej komunikácie s úradmi prostredníctvom elektronického doručovania, čím by sa mohli odstrániť obštrukcie dlžníkov pri preberaní zásielok a všeobecne by sa všetky konania takýmto spôsobom mali zrýchliť. Takisto by sa mala zrýchliť a zefektívniť komunikácia podnikateľov s rôznymi úradmi pri podávaní a vybavovaní rôznych žiadostí, úradných rozhodnutí
Je možná deaktivácia elektronickej schránky?
Deaktivácia elektronickej schránky právnickej osoby aktivovanej na doručovanie nie je nijakým spôsobom možná. Elektronická schránka bude firme zrušená až po jej zániku výmazom z obchodného registra resp. iného príslušného registra.
Podnikatelia – fyzické osoby majú elektronickú schránku zriadenú tiež, ale nebudú ju mať povinne aktivovanú na elektronické doručovanie úradných dokumentov.
Dobrovoľne si ju však aktivovať môžu, a to priamo po prihlásení sa do nej. Ak sa však fyzické osoby – podnikatelia neskôr rozhodnú, že nechcú svoju elektronickú schránku používať na elektronické doručovanie úradných dokumentov, môžu požiadať o jej deaktiváciu. Uvedené podmienky o aktivácii a deaktivácii elektronickej schránky na doručovanie rovnako platia aj pre bežných občanov, ktorí podnikateľmi nie sú.